De dag dat de ambtenaren gingen staken

Op een koude dag in januari 2012 stonden twee ambtenaren te praten bij de koffiemachine van de afdeling over de toegenomen werkdruk en beloning die mee gepaard zou moeten gaan. Ze vonden dat de maat vol was en besloten dat het tijd was voor actie. Er werd een vergadering gepland op de afdeling. Na twee weken puzzelen en over en weer mailen met de collega’s was daar eindelijk een dag waarop niemand een vrije dag had, op seminar was, of reeds al een andere vergadering op de agenda had.

De Vergadering werd dus in de eerste week van februari gepland.

Op de desbetreffende dag werd na een marathon vergadering van 6 uur overeenstemming bereikt over het feit dat de werkdruk inderdaad toe was genomen. De vergadering werd onderbroken omdat verschillende collega’s die dag ook nog een werkbezoek hadden gepland ( omdat men er van uit ging dat de vergadering hooguit een uur zou duren)Op de valreep werden de agenda’s getrokken, en men kwam een nieuwe datum overeen om verder te vergaderen over welke actie nu genomen moest worden. 17 maart werd voor de zekerheid volledig vrij gehouden voor de vervolg vergadering.

Op 17 maart kwamen alle afdeling s collega’s bij elkaar om verder te spreken. Ook waren er van twee andere afdelingen afgezanten aanwezig omdat men in de wandelgangen natuurlijk wel had gepraat over de aard van deze vergadering. Dit was ter ore gekomen van de desbetreffende afdelingen chefs, die natuurlijk medezeggenschap wilden hebben in de te varen koers.Er werd verwoed gediscussieerd over de besluitvorming, en in welke vorm deze dan gestalte zou moeten krijgen.Na 7 uur waren de collega’s het met elkaar eens, maar de afgezanten melden dat zij nog geen veto konden geven, aangezien zij met hun eigen collega’s en chefs moesten bepalen of zij zich wel achter het besluit konden scharen.Er werd afgesproken dat de communicatie tussen de verschillende afdelingen per mail zou plaatsvinden tot de desbetreffende afdelingen het onderling eens waren, waarna een nieuwe vergadering zou worden belegd.
 Natuurlijk moest daarvoor eerst een contactpersoon worden aangesteld, om er voor te zorgen dat de informatie-uitwisseling vlekkeloos zou verlopen.

Per afdeling werd hiervoor een Hoofd-coördinator Interdisciplinaire Gegevensuitwisseling aangesteld( de HCIG) die werd bijgestaan door twee Assistent Coördinatoren Interdisciplinaire Gegevensuitwisseling ( de ACIG’s)Deze teams zouden in een twee wekelijks overleg de vorderingen bespreken, en eventuele struikelblokken met een SWAT team gladstrijken om een soepel verloop van de interdisciplinaire samenwerking te garanderen binnen de ISO 2000 normen die op het kantoor werden gehanteerd 

Al gauw bleek dat het bijna onmogelijk was om met alle HCIG’s en ACIG’s geschikte data te vinden om de overleg vergaderingen te plannen. Men besloot hiervoor een Intern Coördinator Interdisciplinaire Gegevensuitwisseling Overleggen ( de ICoIGO)aan te stellen, die bevoegd was om eventuele andere werkzaamheden of vergaderingen van de desbetreffende teams aan te passen, zodat er ruimte kwam om het Interdisciplinaire Gegevensuitwisseling Overleggen (de IGO’s) alsnog plaats te laten vinden.
Helaas had de ICoIGO ook nog nevenfuncties waardoor hij slechts eens per veertien dagen bereikbaar was . 
Net voor de zomer vakantie in juni was er een Continuerings-overleg, waarin de ICoIGO, en de HCIG’s hun mening konden geven over het functioneren van de Interdisciplinaire gegevensuitwisseling tot dan toe. Hierbij was ruimte voor eventuele veranderingen of aanvullingen te ventileren, die na de zomervakantie meegenomen zouden worden in de Herziening Interdisciplinair Overleg ( het HIO).
Na een middag brainstormen eindigde men ermee elkaar een fijne vakantie toe te wensen. 

Op 20 augustus werd de eerste HIO een feit. En om dingen niet al te gecompliceerd te maken besloot men na twee dagen vergaderen in een conferentie centrum in Huize Aerdenhout ( wat gelegen was midden in het bos, om zo ongestoord door andere disciplines tot een snelle besluitvorming te kunnen komen) Dat er niet te veel van het huidige werkmodel moest worden afgeweken, en alles dus op oude voet door kon gaan.

Ondertussen was op de onafhankelijke afdelingen door de meeste mensen het hele voorval vergeten.
Om iedereen weer bij de les te krijgen werd er een memo gecirculeerd op elke afdeling waarin werd gemeld dat genoeg genoeg was, en het nu toch echt wel tijd werd dat er wat zou gebeuren.
Opgeschrikt door dit bericht werd er een spoedoverleg gepland door de HCIG,s.
Na ruim een week waarin zij met elke ambtenaar binnen hun afdeling hadden gesproken over zijn of haar persoonlijke voorkeur voor eventuele actie, werden hun bevindingen uitgetyped. Nadat al die informatie in een keurig in een gedegen rapportage ter inzage op de desbetreffende afdelingen had gecirculeerd, werd er er snel een spoedvergadering belegd, waarbij zowel de IcoIGO, alsmede de HCIG's en hun assistenten een interdisciplinaire vergadering planden, waarin besproken zou worden over hoe nu verder.
Echter, door een fout in de logistiek, waren de rapporten op elke afdeling binnen het gebouw terecht gekomen, en stroomde hun mailbox bijna over door verzoeken tot duidelijkheid van afdelingen die nog niet eerder bij de besluitvorming waren betrokken.
Omdat ontkennen geen zin meer had, en de verantwoording niet kon worden gedelegeerd, besloot men om dus een vergadering voor alle disciplines op de locatie te beleggen.
Omdat er vele disciplines waren werd hier een volledige week voor uitgetrokken, deze zou plaatsvinden in de eerste week van  oktober

Natuurlijk kwamen er geluiden van de werkvloer dat een vergadering van een week de werkdruk wel ernstig toe deed nemen.

Om dat te compenseren delegeerde alle afdelingshoofden en hun directe assistenten dus hun werkzaamheden naar de seniore medewerkers op de afdelingen. Ook werden er externe krachten in gehuurd, zodat het werk van die senioren en hun assistenten niet al te ver achter zou raken.
Na een inwerkperiode van twee weken waren de externe krachten in staat om het werk ongestoord doorgang te laten vinden, en kon er vergaderd worden.
Tijdens die vergadering was men het er snel over eens dat, door de geplande actie de werkdruk nu toch wel buiten proportionele omvang begonnen te vertonen. 

Opnieuw werd de locatie Aerdenhout voor veertien dagen afgehuurd in november.
De directeur van de vestiging ,samen met zijn assistenten, almede met de afdelingshoofden en hun assistenten ( die weer hun eigen secretaresses meenamen) togen gezamenlijk naar het conferentiecentrum.
Door het lagere kader waren ondertussen uitnodigingen naar verschillende andere vestigingen binnen de gemeente gestuurd, waarin duidelijk werd gemaakt wat er aan de hand was.
Eenmaal in de bossen, bleek meer dan de helft van de andere vestigingen geen afgevaardigden hadden gestuurd, omdat de notificatie van de vergadering te laat was gekomen om daar nog adequaat op te kunnen reageren.
Aangezien het centrum nu eenmaal voor veertien dagen was afgehuurd, besloten de afdelings-afgezanten die wel op waren komen dagen, om de tijd te vullen met een teambuildings cursus.
Onder leiding van een externe teambuilder werd er gepaintballed, er waren speurtochten, alsmede een cursus: Hoe breng ik op tijd informatie over. ( dit omdat toch wel duidelijk was dat het hier in dit geval toch wel aan schortte, en dat het bijspijkeren van de kennis op dit vlak toch wel een must was om verdere continuering van het proces te kunnen garanderen.) 
Als afsluiting werd besloten om verdere besluitvorming over de kerst en oud en nieuw viering heen te tillen. En Aerdenhout werd maar gelijk besproken voor de eerste veertien dagen in mei 2013.

Die samenkomst was een daverend succes. Elke locatie had een zware delegatie gestuurd, die, buiten dat zij volledig op de hoogte waren van de stemming op de locatie, ook nog vergaande besluitvormingsbevoegdheid hadden.Men feliciteerde elkaar met het behaalde resultaat, en het externe bureau dat er in november voor had gezorgd dat iedereen weer bijgespijkerd was in de kunst van informatieoverdracht werd een dikke bonus toebedeeld.
De twee weken vlogen voorbij, buiten de vergaderingen werd er in de wandelgangen flink gelobbyd door de onafhankelijke locaties aangaande hun aandeel in de acties.

Tijdens een evaluatie vergadering, vier dagen voordat iedereen weer vertrok, werd besloten om het actievoeren een landelijk gebeuren te laten worden.1 

Hiervoor werd de werkgroep Landelijke Coördinatie Interdisciplinaire Werkdruk Actie gevormd ( de LC IWA)
Na een half jaar aan voorbereidingen was deze groep klaar voor het mobiliseren van alle gemeente ambtenaren in Nederland.
Wat zij echter niet hadden bedacht was het feit dat niet elke provincie de zelfde speerpunten belangrijk vond.
Ook was er een brief gekomen van de vereniging van rijks ambtenaren. Hierin stond in niet te versmaden verwoording dat de rijks ambtenaren verbolgen waren over het feit dat deze actie op gemeente niveau werd georganiseerd, zonder dat zij daar over op de hoogte waren gesteld, en dat er zonder hun niet echt spraken kon zijn van een landelijke actie. 

Door al die inmengingen was de afdeling, waar het allemaal begonnen was, overspoeld door werk voor de actie.
Er vond weer een overleg plaats met de andere afdelingen binnen het gebouw waarin werd besloten, dat alle disciplines binnen het gebouw tijdelijk al het overige werk moesten delegeren, en men zich als een man in zou zetten voor het coördineren van de actie.

Er werd een extern bureau in de arm genomen die tijdelijk het werk over moest nemen. Om hun clientèle hiervoor van op de hoogte te stellen werd een campagne opgestart met huis aan huis bezorging van brieven waarin een en ander werd uitgelegd. Dat er tijdelijk andere telefoonnummers beschikbaar zouden komen, en dat er alleen aanvragen in behandeling werden genomen, maar dat de besluitvorming over die aanvragen pas zou zijn na de actie. 
Toen dit eenmaal was gerealiseerd kon de locatie zich eindelijk volledig gaan richten op de actie tegen de werkdruk. Er werden extra typistes aangesteld, en een gehele verdieping werd ingeruimd om een archief voor de acties aan te leggen.
Dit was echter pas na het zomer reces in 2013. 

In het najaar begonnen de plannen vorm te krijgen in in die zin,dat  een aantal werkgroepen die moesten bepalen wat nu de meest efficiënte vorm was, werden gevormd.
Door enorm veel inzet en toewijding kwamen zij net voor het oude jaar met een rapport met voorstellen over de te nemen beslissingen. 

In maart 2014 was er nog een instemmingsoverleg van een maand. Deze keer niet in Aerdenhout, omdat deze locatie te klein was alle gedelegeerden te huisvesten. Er was een Grieks eiland afgehuurd, waar men ( met dank aan een van de werkgroepen) naar toe werd gevlogen.
Hierdoor bleef er wel een gedeelte van het reguliere werk liggen, maar dat zou na de zomer door een bureau worden opgepakt.
Ook deze vergadering was een succes, geen enkele genode gast ontbrak, en er werden flinke spijkers met koppen geslagen.
Besloten werd om in het najaar  van 2014 tot actie over te gaan. Een overkoepelende werkgroep, waarin zowel rijks als gemeente ambtenaren waren vertegenwoordigd, zou een bindend advies uitbrengen over hoe de actie vorm moest krijgen.

 In oktober kwam er een lijvig dossier van ruim duizend pagina’s, met daarin alle belangen van alle ambtenaren. Er was ook een beschrijving van hoe men tot besluitvorming was gekomen, en wat als resultaat hiervan de actie in zou houden.
Men had twee maanden tijd om hier eventueel bezwaar tegen te maken.
Er waren slechts een paar mensen die dat ook daadwerkelijk hadden gedaan, maar die werden in een goed gesprek overtuigd van het feit dat er wat moest gebeuren.

In januari van 2015 werd er dus en extern bureau in de arm genomen die als opdracht meekreeg om flyers te ontwerpen waar kort en bondig de grieven van de ambtenaren werden vermeld.
Na drie maanden was er een ontwerp waar de overkoepelende werkgroep zijn fiat aan kon geven.
Vervolgens werd er een drukker benaderd en werden drie miljoen flyers gedrukt.
Ook voor de werving van distributeurs werd een gespecialiseerd extern kantoor ingehuurd
Die hingen in  elk gebouw van het voortgezet onderwijs een affiche, waarin de scholieren werd gevraagd of zij nog wat bij wilde verdienen in hun vakantie. 

Omdat de schoolvakanties dat jaar vroeg begonnen kreeg ik in mei van 2015 dus een flyer in mijn handen gedrukt door een puistige puber, die er een warrig verhaal bij mompelde in  de trant van: Of ik begrip wilde opbrengen voor de werkdruk van ons ambtenaren bestel.
En dat een en ander nog na te lezen was op het papiertje dat mij was toegestopt.
Ik boog mijn hoofd en bekeek het formulier. Hierop stond het volgende:

 

 

De Werkdruk voor ambtenaren is veel te hoog!

Add comment

Geen grove taal, scheldpartijen of reclameuitingen toegestaan.


Security code
Refresh

Alle content op deze pagina blijft eigendom van Gavernet